Di sicuro avete sentito parlare mille volte di Google Drive. Magari sapete anche che è nato come l’evoluzione di Google Docs, anche se pure quello strumento, probabilmente, lo conoscevate poco. Magari avete anche provato ad accedervi due o tre volte, senza però riuscire più di tanto ad orientarvi. E soprattutto non avete ancora capito cosa gli applicativi di Google possono offrirvi rispetto a quelli del pacchetto Office, che usate da sempre.
Il confronto con Office
Ebbene, i software online di Google presentano molti motivi di interesse. Non è detto che siano migliori di Word, di Excel o di PowerPoint, ma di sicuro sono diversi, e offrono possibilità che magari state cercando e non riuscite a trovare in maniera soddisfacente nei corrispettivi Microsoft. Per questo motivo, oggi vi presentiamo cinque cose da sapere su Google Drive, cercando di calcare la mano soprattutto sui vantaggi che il suo utilizzo vi può assicurare.
Sarà, quindi, una sorta di guida in cinque punti per chi conosce poco gli strumenti resi disponibili dal primo motore di ricerca mondiale. E ci concentreremo non solo sul versante della creazione di file – quello di cui abbiamo scritto finora – ma anche della loro archiviazione, della collaborazione con altri utenti e della possibilità di lavorare offline. Procediamo.
Indice
Una suite completa, online
I principali programmi
La prima cosa che salta all’occhio quando ci si addentra in Google Drive è il fatto che la suite opera interamente online. La seconda, ma non meno importante, è che è gratuita. Basta andare alla pagina iniziale, inserire le proprie credenziali Google (o crearle, se non le si ha) e si viene catapultati in un’app che funziona da browser. Al centro della pagina vedrete i file che avete creato. Sulla sinistra, un veloce menù e in alto un grande pulsante blu con scritto “Nuovo”.
Quello è il nostro viatico per creare nuovi file. Se ci cliccate sopra, vedrete che potrete creare cartelle e caricare su Drive i documenti che avete già sul vostro computer (anche quelli Office). Ma subito sotto, come si nota nell’immagine qui di fianco, potrete creare un documento, un foglio di calcolo o una presentazione. Queste sono infatti le tre applicazioni principali, che corrispondono, per funzionalità, a Word, Excel e PowerPoint. E su queste ci concentreremo, anche se esistono strumenti altrettanto interessanti nei meandri di Drive come quelli per creare moduli, mappe mentali, disegni o interi siti.
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Rimaniamo quindi sui primi tre strumenti, quelli più usati e importanti. Documenti Google offre un’interfaccia simile alle vecchie versioni di Word: il foglio bianco vi si apre davanti già pronto per essere scritto. In alto ci sono i menù e la barra degli strumenti, che vi consentono di utilizzare tutte le funzioni principali. Potete modificare la formattazione, inserire tabelle ed elenchi puntati e numerati, introdurre note a piè di pagina, link, equazioni, grafici. E tutto viene salvato automaticamente man mano che digitate.
Anche il foglio di calcolo funziona alla stessa maniera. Ovvero con una veloce barra degli strumenti e con i menù. Il suo utilizzo per elaborazioni complesse è forse meno intuitivo di Excel, ma in realtà le funzioni ci sono tutte. Inoltre, il foglio di calcolo di Google è più duttile e consente una più facile implementazione di componenti aggiuntivi elaborati all’esterno. Idem dicasi per le Presentazioni, forse il più spartano dei tre programmi. Qui mancano soprattutto temi di un certo livello (mentre su PowerPoint gli esempi abbondano), ma si possono comunque importare dall’esterno.
Lo spazio di archiviazione
Quanti file possiamo creare?
Una delle cose più importanti quando si inizia a lavorare con Google Drive è capire quanto spazio si ha a disposizione. Perché quando prendiamo in mano uno strumento ci auguriamo di continuare ad usarlo molto a lungo. E se questo strumento ci consente di creare dei file, questi file alla lunga possono diventare molto numerosi e molto “pesanti” in termini di spazio.
Google Drive offre a qualsiasi utente 15 GB di spazio gratuito, ma a pagamento si può arrivare anche molto più su, nell’ordine delle decine di terabyte. Se poi siete degli utenti business che vogliono usare le Google Apps for Work, i piani a pagamento consentono di avere un discreto numero di giga per ogni utente del gruppo di lavoro.
Lo spazio per gli utenti “normali”
C’è da dire che i 15 GB sono più che sufficienti per un utente normale. I file di testo e i file di fogli di lavoro di solito non sono pesanti; e lo stesso vale per le presentazioni, almeno se non usano troppe immagini. Bisogna però considerare, come si vede dallo screenshot qui di fianco, che Google conteggia nei 15 GB anche altri servizi di archiviazione offerti dalle sue piattaforme, come ad esempio GMail (coi suoi allegati) o Google Foto. Così, se siete abituati a mantenere tutti i file che ricevete via mail o a fare il backup delle foto ad alta risoluzione questo spazio può esaurirsi.
In ogni caso, i piani, per l’utenza “consumer”, sono convenienti. Già con solo 1,99 euro al mese si moltiplica quasi per 7 il proprio spazio. Se poi si pensa ad utilizzare Google Drive come un vero e proprio servizio di archiviazione cloud, sul modello di Dropbox, Box o di altri sistemi simili, con circa 10 euro al mese si ottiene 1 TB. Ma di questa possibilità parleremo meglio tra qualche capoverso.
Cos’è la collaborazione real-time
Creare file assieme al proprio gruppo di lavoro
La particolarità più importante, però, di Google Drive è la collaborazione real-time. Una particolarità che il sistema di Mountain View ha reso popolare e che è stata presto imitata da una serie di altri soggetti. Una particolarità che però Google ha implementato nel migliore dei modi.
Spieghiamo innanzitutto di cosa si tratta. Mettiamo che dobbiate scrivere una relazione assieme ad un collega, senza però che possiate trovarvi davanti allo stesso computer. La procedura a cui probabilmente siete abituati è quella classica: uno dei due scrive la relazione e la manda all’altro. Quest’ultimo apporta le sue correzioni e la rimanda al primo, e via così per giorni. La collaborazione real-time, invece, consente di risparmiare molto tempo. Ci si mette d’accordo sull’ora e si comincia a scrivere contemporaneamente sullo stesso foglio, correggendosi a vicenda in diretta.
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La stessa procedura funziona non solo con i documenti, ma anche con i fogli di calcolo e con le presentazioni. Inoltre le modifiche non devono per forza essere fatte in diretta. Si può buttare giù una prima bozza e inviare il link all’amico, aspettando che lui apponga le sue correzioni quando gli fa più comodo. Il risparmio di tempo sarà comunque importante, perché non avrete nella mail cinque o sei diverse versioni dello stesso file, col rischio di fare confusione, ma un’unica versione, sempre l’ultima, online.
Le opportunità offerte dal sistema, però, sono molte di più di quelle che abbiamo elencato finora. Ad esempio, i collaboratori possono essere coinvolti non solo per modificare il file in diretta, ma anche per vederlo mentre sono altri a modificarlo. La cosa più interessante, però, è che il lavoro non deve necessariamente coinvolgere solo due persone. Dovete scrivere in 4? Si può fare. Dovete lavorare in 14, 20 o 30? Si può fare anche questo. L’unica cosa è cercare di non creare troppa confusione: ma quello dipende unicamente da voi, non dalla piattaforma.
Si può lavorare anche offline?
E se non c’è il wi-fi?
Finora abbiamo parlato dei vantaggi che offre il fatto che Google Drive sia una suite online. Ma cosa succede quando non si può accedere a una connessione internet? Il problema non è di poco conto: col diffondersi ormai capillare dei computer portatili, molti di noi si trovano spesso a lavorare ai loro file anche in viaggio, in caffetteria, in luoghi pubblici. A volte dispongono di una connessione wi-fi, in certi casi sfruttano l’hotspot garantito dal cellulare; ma molto più spesso si trovano privi di connessione.
In quel caso, come fare? Non si può più lavorare al proprio documento o alla propria presentazione? In linea teorica no, non si può fare, perché alla base di Google Drive c’è proprio internet. Ma ci sono dei modi per aggirare il problema; due, in particolare, suggeriti dagli stessi programmatori di Google.
I file in locale
Il primo, quello più efficace, è di scaricare l’app desktop. Google ha infatti creato una versione scaricabile del suo disco virtuale sia per Mac che per Windows. Questa app vi permetterà di tenere una versione locale di ogni file che create sul web, a cui poter accedere anche quando dovesse cadere la connessione. Alla prima occasione in cui tornerete online, poi, ci penserà l’app a sincronizzare in automatico il tutto.
La seconda opportunità è chiamata proprio modalità offline, ma si attiva solo in particolari situazioni. Mettiamo che voi stiate lavorando sul vostro browser già da qualche ora, ma vi stiate spostando. E che, nel bel mezzo della lavorazione, perdiate per un qualsiasi motivo la connessione. Ebbene, se nelle Impostazioni di Drive avete selezionato la casella apposita, potrete continuare a lavorare al vostro file anche in quella circostanza. Quando la connessione tornerà, se avrete mantenuta aperta la “tab” del browser, tutto si sincronizzerà a dovere.
Usarlo come un disco di backup
Qualcosa di diverso dalla sincronizzazione, ma con alcuni limiti
C’è un ultimo aspetto da presentare riguardo a Google Drive. Il nome della piattaforma, infatti, punta ormai su un utilizzo che non è più tanto quello della produzione di file, quanto quello della loro conservazione. E lo spazio web che offre – e di cui abbiamo già parlato – sembra infatti lasciare aperta la porta a un suo utilizzo come disco di backup.
In primo luogo, bisogna scaricare l’app desktop. In realtà i file possono essere uploadati anche tramite l’interfaccia web, ma è molto più semplice servirsi del client. In seconda istanza, bisogna disattivare la sincronizzazione dei file. In automatico, come abbiamo detto finora, Google Drive tiene infatti in locale e sul web una versione identica dei nostri file, l’ultima. Ma questo significa anche che quando cancelliamo questa versione, questa viene cancellata sia in locale che in remoto. Un buon sistema di backup, invece, deve conservare l’archivio dei file anche quando questi vengono cancellati in locale.
Il conteggio dello spazio a disposizione
Anche in questo caso, però, bisogna avere qualche accortezza. Ad esempio, i file nella cartella principale rimangono sempre sincronizzati, per esplicito volere di Google. Per questo i vostri file di backup devono essere immessi in apposite cartelle secondarie. Un’altra cosa da tenere presente, inoltre, è che i file creati con Google Docs o quelli di Office convertiti però nel formato di Google non vengono conteggiati ai fini della quota di spazio da poter utilizzare. Allo stesso modo, anche le fotografie di risoluzione inferiore ai 16 megapixel non vengono conteggiate nel totale dello spazio.
Al di là di queste particolarità, Google Drive ha dei pregi e dei difetti nel campo del backup. Ad esempio, non puoi programmare un backup periodico, come avviene con altri strumenti anche online. Non puoi effettuare degli upload incrementali. Inoltre, devi sempre ricordarti di inserire i nuovi file nella cartella apposita, se vuoi che il backup funzioni. Al di là di questo, però, Google Drive è una soluzione semplice ed economica per creare dei decenti backup del vostro disco rigido, e vale la pena di sperimentarla.
