Ormai non c’è lavoro in cui, presto o tardi, non si sia costretti a realizzare una serie di slide, cioè di diapositive realizzate al computer. In certe professioni è prassi quotidiana, in certe altre è un evento raro: ma quasi tutti prima o poi devono confrontarsi con PowerPoint, lo strumento di Microsoft Office deputato alla realizzazione di queste presentazioni. O con Impress, se preferisce OpenOffice. O ancora con Keynote se è affezionato ai prodotti Apple.

Qualunque sia il software che si sceglie di usare, però, bisogna avere qualche accorgimento quando si realizzano queste slide. Accorgimenti che in genere anche i frequentatori più assidui di questi software tendono a non conoscere. Accorgimenti che non è nemmeno troppo facile trovare sul web. Se effettuate una qualsiasi ricerca, infatti, troverete sì tanti consigli, ma spesso calati su realtà ben diverse dalle nostre. I guru americani della rete hanno infatti dato da tempo i loro dogmi, ma questi possono andare bene per una presentazione aziendale, mentre poco si adattano alle scuole o alle università nostrane.

Da parte nostra, abbiamo quindi cercato di mettere assieme le principali indicazioni in questo campo e le esigenze di chi si trova, magari solo sporadicamente, a preparare delle slide. Scopriamo allora le regole che la ricerca nel settore ha individuato come le più efficaci per creare una presentazione PowerPoint efficace.

 

Poche parole, per favore

Date spazio, piuttosto, alle immagini

Le immagini, spesso, dicono più di tante paroleAvete mai visto un Keynote di Apple? Quegli eventi in cui il CEO di turno – prima Steve Jobs, ora Tim Cook – presenta i nuovi prodotti? Alle spalle dell’amministratore delegato scorrono delle slide, che presentano le caratteristiche più rilevanti dei nuovi iPhone o dei nuovi Mac. E quelle slide hanno, di solito, una o due righe di testo, non di più. Non è una scelta casuale. Da un lato, per il pubblico è difficile ascoltare la persona che parla e contemporaneamente leggere grandi moli di testo. Dall’altro, il testo deve poter essere letto da lontano e quindi essere ben visibile e grande.

Si dirà: «Ma le mie slide poi devono diventare materiale di studio: non posso permettermi di scriverci poco testo». Una cosa, infatti, è presentare un prodotto che in un certo senso “parla da sé”, ma un’altra cosa è illustrare una teoria biologica o filosofica: lì le immagini aiutano, ma serve anche del testo. Una buona soluzione può essere quella di distribuire i blocchi di testo su più slide. Una diapositiva che contiene 10 (o anche 20) righe di parole può spaventare; 2 diapositive da 5 o 4 da 5 spaventano meno.


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Infine, l’ultimo — ma non per importanza – particolare da tenere in considerazione è quello relativo al valore didattico delle immagini. È stato ampiamente dimostrato che le immagini non sono solo un simpatico corredo a una lezione o a una presentazione, ma aiutano ad apprendere. Spesso rimangono impresse nella memoria più a lungo, riescono a sintetizzare un discorso complesso, stimolano parti del cervello che è bene coinvolgere nei vari processi cognitivi. Insomma, rispetto a quello che vi verrebbe naturale fare, c’è bisogno di meno testo e di più immagini.

 

Sempre la stessa animazione

Attenti alla deriva pacchiana

Le animazioni usate da AppleSia PowerPoint che Keynote offrono una serie molto simpatica di animazioni. Vi fanno comparire il testo un po’ alla volta, lo fanno rimbalzare, simulano la scrittura di una macchina da scrivere. O ancora, passano da una slide all’altra ricreando un’esplosione, facendo in modo che una scalzi l’altra e così via. Per i neofiti, quelle animazioni sono le prime cose che si provano. E il rischio è che, quando si prepara una serie di diapositive, le si riempia di decine di animazioni, desiderosi di lasciare il segno.

Purtroppo, in un caso del genere il segno effettivamente lo si lascia, ma negativo. Un’animazione può essere simpatica, due fanno alzare il sopracciglio e da tre in poi diventano pacchiane. Il nostro consiglio è di limitarle il più possibile. E, soprattutto, di usare un solo tipo di animazione. Ad esempio, se vi piace la dissolvenza inseritela pure, ma fate in modo di utilizzare sempre e solo quella, almeno per quel set di diapositive. Idem per le altre possibilità. Non c’è nulla di più disorientante di una serie di transizioni sempre diverse.

 

Sottolineate ciò che è più importante

Come dar risalto alle parole chiave

Poco testo, e ben evidenteRiguardo al testo, c’è da dire che bisogna fare attenzione. È vero che bisogna limitarlo, ma quello potrebbe non bastare. Ogni diapositiva deve evidenziare, anche ad un osservatore che la guardi da lontano, quali sono le parole chiave. Il modo migliore per ottenere un effetto del genere è quello di utilizzare i colori. Le parole chiave possono essere infatti colorate di una tonalità diversa rispetto al classico nero (magari in rosso se su fondo chiaro o in giallo se su fondo scuro), o, se non si amano le “arlecchinate”, evidenziate tramite un semplice grassetto.

 

Proiettate al massimo 20 slide all’ora

Come calibrare i tempi

Attenti ai tempi, quando si preparano le slide per una presentazioneIn genere, quando ci si mette a preparare un set di diapositive si sa già quale sarà il tempo a propria disposizione per presentarlo. Il problema è calibrare i tempi. Le prime volte, si proverà a ripetere il proprio discorso a casa, davanti allo schermo del proprio computer, ma sappiate che quella simulazione sarà ben poco realistica. Davanti ad un pubblico vero e proprio, i tempi di solito si allungano. E allora, come regolarsi?

Ognuno ha i suoi ritmi e la propria velocità, ma in generale in un’ora è difficile riuscire a presentare più di 20 slide testuali. In certi casi, questo limite può essere anche più basso, soprattutto se avete una buona parlantina e tendete a divagare. Quindi, quando preparate la vostra presentazione, mirate sempre a non superare le 20 slide per ora. Potete sgarrare producendone qualcuna in più, ma non molte, se aggiungete delle slide fatte solo di immagini.

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Al centro ci dovete essere voi

Usate le slide come attori di supporto, non come se fossero i protagonisti

Il relatore deve essere sempre il protagonistaL’ultimo consiglio si focalizza non tanto sulla vera e propria realizzazione delle diapositive, quanto sul giorno in cui si va a presentarle. L’errore più comune, e più madornale, è infatti quello di proiettare le slide e cominciare semplicemente a leggerle. Come se il compito del relatore non foss’altro che quello di una persona che deve illustrare delle diapositive già preconfezionate. Questo significa fare una cattiva relazione e non sfruttare appieno il potenziale dei software.

PowerPoint, Keynote e i loro epigoni non sono stati creati, infatti, per togliere spazio al relatore, ma per dargli una mano. Per aiutarlo ad essere ancora più protagonista. Per questo, all’inizio, vi dicevamo che è inutile riempire le slide di testo: in quel modo, l’uditorio finirà solo per leggere quello che c’è scritto nelle diapositive proiettate e non per ascoltare voi. Una presentazione rimane impressa, invece, quando avviene il contrario: quando si dà un’occhiata a ciò che viene proiettato ma la mente è catturata dal relatore.


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Certo, può anche darsi che in certe situazioni le slide non vengano preparate solo per accompagnare un discorso, ma per essere lasciate all’uditorio come materiale di studio. In quel caso, non si possono lasciar fuori dalle diapositive delle informazioni importanti, non ci si può affidare solo alle orecchie del pubblico. Come fare, dunque? In quel caso, la soluzione migliore è quella di scrivere effettivamente nelle slide tutti i discorsi che si ritengono rilevanti, ma fare una presentazione che sia in buona parte slegata da esse. Cioè una presentazione che salti, che si muova all’interno delle slide, che vada avanti e poi torni indietro, che usi cioè le diapositive come un punto di riferimento ma che proceda senza rimanerci troppo legata.

 

Segnala altre regole su come fare una presentazione PowerPoint efficace nei commenti.