Da ormai svariati anni tra le app più scaricate dei vari store figura sempre Evernote1, noto servizio nato come un’applicazione per prendere appunti ma ormai diventato molto più di questo. Un servizio però non intuitivo: “come funziona Evernote?” è infatti una delle prime domande che ci si pone davanti a questa app.

Il servizio, grazie soprattutto alle sue versioni mobile, non smette infatti di destare curiosità e di aggiungere, nel tempo, funzionalità. Ma anche di lasciare perplesso il curioso occasionale, che da fuori non riesce a capire cos’abbia di così speciale.

Una guida dal gratis in su

Visto che per quelle stesse perplessità ci siamo passati anche noi, vi proponiamo oggi una breve ma abbastanza esaustiva guida a come si usa Evernote.

Una guida che funziona sia che usufruiate dell’account gratuito (perché sì, lo si può usare benissimo gratis), sia che vogliate provare i servizi a pagamento. Ma, proprio per questo motivo, e visto che i pacchetti sono cambiati nel tempo, prima di cominciare facciamo il punto su cosa Evernote offre gratis e cosa a pagamento.

Lo schema dei pacchetti di EvernoteAl momento, Evernote presenta tre tipi di pacchetto. Il primo è il Basic, gratuito: offre grossomodo tutte le principali funzionalità della piattaforma e vi permette di fare tutto quello che vi descriviamo in questa guida.

Dal punto di vista dei dati, consente di sincronizzare tra loro due dispostivi (di solito computer e cellulare). E offre all’utente di uploadare nel cloud fino a 60 MB al mese. Che non è comunque poco, per un utilizzo normale, da utente privato.

Il secondo pacchetto è il Plus. Costa 29,99 euro all’anno tramite abbonamento e consente di poter uploadare fino a 1 GB al mese di dati e di sincronizzare tra tutti i propri device. Offre anche la possibilità di mantenere le note offline sul cellulare, di inoltrare le e-mail ad Evernote e altro ancora.

Infine, il pacchetto Premium costa 59,99 euro all’anno e dà fino a 10 GB di upload mensile. Offre inoltre la ricerca all’interno dei PDF e dei documenti Office, la possibilità di consultare lo storico delle note ed altro ancora.

Diciamo che per un utilizzo non intenso, la versione base basta e avanza. Quando però ci si fa prendere la mano, passando gran parte della propria vita all’interno di questa app, diventa obbligatorio passare a una versione a pagamento. I prezzi – rispetto a quanto offerto – non sono però proibitivi.

 

1. Si usa come un block notes

Partiamo dalla funzionalità base, quella per cui Evernote è stato creato: il prendere appunti. E diciamo subito che da questo punto di vista Evernote non è forse la scelta più appetibile a una prima occhiata.

La sua interfaccia è piuttosto scarna – anche se la versione mobile negli ultimi anni è migliorata parecchio – e tende a porsi a metà strada tra il semplice e il complesso. Rischiando così di scontentare chi a prima vista cerca l’uno o l’altro.

Come funziona Evernote? Ecco una nota derivata da uno screenshotDa un lato, infatti, consente alcune formattazioni di base (grassetto, corsivo, elenchi puntati e numerati, checklist). Dall’altro, però, fa fatica a gestire le tabelle2, i font anche nella versione desktop sono pochi e scarni, gli effetti speciali quasi assenti.

Ma è proprio qui, come vedremo anche con i prossimi punti della nostra cinquina, la chiave di volta di Evernote. Quello dell’elefantino verde, infatti, è un servizio che rende bene solo sulla lunga distanza, quando cioè è usato in maniera intensiva e continuativa.

Remember everything

Se volete un’app per prendere qualche appunto una volta ogni tanto e fare colpo sui compagni di corso, insomma, è meglio se vi orientate altrove. Ma se cercate un sistema per tenere traccia di tutto – e non a caso lo slogan del servizio è “remember everything” – siete nel posto giusto.

La sincronizzazione tra dispositivi è immediata e semplice. La formattazione è pensata per darvi tutto ciò di cui avete realmente bisogno e non i fronzoli che fanno colpo ma che fanno anche perdere tempo.

Leggi anche: Cinque interessanti alternative a Evernote

Si possono poi inserire anche registrazioni audio delle varie conferenze a cui si assiste, immagini (magari con annotazioni, sottolineature o scritte a mano fatte con altre due app della famiglia come Skitch e Penultimate3) e file allegati.

Inoltre potete pure fotografare gli appunti scritti a mano sul vostro block notes “analogico”. E se scritti in maniera decente verranno riconosciuti dal software e diventeranno ricercabili come i testi battuti sulla tastiera.

 

2. Si usa come un archivio cloud

La cosa più giusta mai scritta riguardo ad Evernote è che finché non hai almeno qualche centinaio di note in archivio non puoi renderti realmente conto delle sue potenzialità. In effetti è così. Come dicevamo, i pregi di Evernote si vedono sulla lunga distanza. E allora vediamoli, questi pregi.

In primo luogo, Evernote offre ora come ora il più efficace servizio di sincronizzazione automatica tra note. Il che vuol dire che potete buttar giù due righe in tutta fretta col cellulare in qualsiasi momento e ritrovarvele la mattina dopo (o anche un minuto dopo, se serve) sullo schermo del vostro PC.

Integrazione su tutti i dispositiviDisponibile per Mac, Windows, iOS, Android, Blackberry, Windows Mobile e anche tramite interfaccia web, Evernote ti consente di avere sempre con te tutto il tuo armamentario di appunti. E non sapete quanto possa essere utile quando le note sono nell’ordine delle migliaia.

Anche file Office e PDF

Sì perché, in secondo luogo, come già anticipato Evernote consente di allegare alle note anche dei file. E proprio tutti i tipi di file. Se poi si è utenti Premium, vengono indicizzati pure i file Office e i PDF.

Questo significa che in ogni momento, magari anche mentre siete al mare o in montagna, potete recuperare il PDF della bolletta della luce di due anni prima. O l’elenco dei compagni d’asilo di vostro figlio. Oppure gli appunti di un corso che avete tenuto mesi fa. O ancora quell’idea che vi era venuta in mente in metropolitana mentre andavate al lavoro.

Tutto si può inserire e tutto si può ritrovare, grazie ai tag, grazie al sistema di Notebook che vi consente di organizzare i dati, grazie alla ricerca interna ai testi e alle immagini.

È insomma un Dropbox con ovviamente minor spazio a disposizione. Nella versione gratuita, come detto, potete caricare fino a 60 megabyte al mese che bastano e avanzano se non si caricano foto in maniera massiva. Nella versione Plus – che costa 30 euro per tutto l’anno – fino a 1 giga, che moltissimi mai neppure raggiungono.

Ma rispetto a Dropbox è ovviamente molto più duttile nella ricerca e orientato a farvi ritrovare le parole del vostro passato.

 

3. Si usa come un file manager

Come probabilmente saprete, Mac OS X ha da poco aggiunto i tag al Finder. Il che equivale a dire che ora i file si possono ovviamente ordinare come al solito in cartelle ed identificare tramite i nomi e i loro comuni attributi (data di creazione, data di modifica, peso ecc.) ma anche attraverso delle apposite etichette colorate.

La ricerca nel testo scritto a mano
La ricerca nel testo scritto a mano

Queste etichette possono essere usate ad esempio per catalogare i file di lavoro, di scuola, di famiglia, legati a un particolare progetto e così via.

Sullo stesso principio è organizzato, e da più tempo, Evernote, che sulla facile ricercabilità ha posto una delle sue fondamenta. Se infatti il software è pensato per ospitare migliaia e migliaia di note e di file allegati alle stesse, deve rendere semplice scovare il file giusto al momento giusto.

E bisogna ammettere che, una volta che ci si è abituati ai corretti comandi e alla loro sintassi, il lavoro diventa effettivamente immediato.

Tag e operatori di ricerca

Già abbiamo detto di come Evernote permetta di ricercare il testo anche all’interno dei file immagine, delle fotografie scattate al proprio blocco appunti ma anche dei file PDF e degli screenshot (e se siete utenti Premium pure dei file Office).

Non ci si ferma però qui. I tag, se bene organizzati, possono dare una buona mano. Soprattutto, alcuni operatori inseriti nel campo di ricerca danno origine a risultati sempre più raffinati e precisi.

Sarebbe eccessivamente lungo elencare tutti i possibili comandi, ma vediamo almeno i più comuni. Come ad esempio intitle:, attraverso cui si può ricercare solo all’interno del titolo delle note.
 
Oppure created:, che permette di trovare le note create in una data precisa o in un intervallo di date, e updated:, che fa lo stesso con le date di aggiornamento di una nota4.

Altri accorgimenti

Inoltre gli appunti possono essere collegati tra loro tramite appositi link, condivisi con una persona o con un gruppo di lavoro, aggiunti ai preferiti in modo che sia più veloce ritrovarli.

La ricerca veloce da tastiera

Infine, da qualche tempo è stato introdotto un comando di ricerca veloce e intelligente, simile a quanto fa Spotlight su Mac. Lo si richiama, nella versione desktop, cliccando su Command + J sui computer Apple e su Control + Q in quelli Windows.

Le stesse ricerche possono poi essere salvate, in modo che non si debbano sempre riscrivere gli operatori che si usano più di frequente. In un certo senso, Evernote può quindi essere usato al posto del file manager per ritrovare – e avere sempre aggiornati su ogni dispositivo – i propri file di lavoro o di svago.

 

4. Si usa come un modo per tenere traccia di ciò che si fa

Tra i vari modi in cui si può usare Evernote, quello che affascina molti è come “tracker“, brutta espressione che però riesce a rendere l’idea. In inglese, infatti, il verbo to track indica il tracciamento di un percorso, di una strada intrapresa, di un lavoro fatto.

Allo stesso modo, Evernote può essere usato per tenere traccia – a volte anche in maniera automatica – di tutto quello che ci colpisce, che conosciamo e che facciamo durante una giornata.

Esempio pratico 1: ricordare le persone

Ma vediamo alcuni esempi pratici, per dimostrare che è tutto molto più facile di quanto non possa sembrare a parole.

Primo caso: conoscete, per lavoro o per caso, una persona che non è su Facebook (e che quindi non potete ricordare grazie ai social). Non essendo particolarmente ferrati coi nomi o con la memoria, sapete bene che alla prossima occasione farete una figuraccia, chiamandola Gino invece di Pino, dimenticandone il lavoro e quant’altro.

A tutto questo si può ovviare creando, immediatamente dopo l’incontro, una veloce nota su Evernote. Lì basterà sintetizzare in tre o quattro righe tutto quello che vale la pena ricordare. E quando vi starete preparando per la riunione col tizio in questione, basterà riprendere in mano la fatidica nota.

Evernote può anche fotografare i biglietti da visitaTra l’altro, se siete dei professionisti Evernote offre varie opzioni in questo campo. Ad esempio, c’è una modalità per fotografare e riconoscere automaticamente i biglietti da visita. Inoltre, un’integrazione con LinkedIn permette di collegare una nota di questo tipo al relativo profilo sul social dei curriculum.

Esempio pratico 2: un archivio di articoli

Secondo caso: quante volte vi sarà capitato di aver letto qualcosa di interessante su internet, ma di non ricordare più dove? E quante volte vi sarà accaduto di non riuscire a ritrovare la fatidica pagina che – ne siete convinti – avete letto appena due o tre giorni prima, non scovandola nella cronologia del browser o cercando su Google?

L’utilità di Web Clipper

Ebbene, Evernote fornisce una semplice estensione chiamata Web Clipper5. Essa si aggiunge a Firefox o Chrome e permette di salvare quello che leggete sul web (e pure le mail) direttamente nell’applicazione dell’elefantino verde. E lì rimane ad imperitura memoria, rendendo infinitamente più facile il recupero di quelle adorate informazioni.

Esempi pratici 3 e 4: una specie di diario

Terzo caso: vi piace scrivere le vostre impressioni sui libri che leggete, sui film che vedete, o addirittura tenere un diario di viaggio o di vita? Anche qui Evernote viene in vostro soccorso.

Ad esempio si possono creare taccuini per i libri letti (in cui incollare gli screenshot delle citazioni), i film visti, i viaggi fatti. Ed è innegabilmente utile per recuperare citazioni che altrimenti avreste dimenticato, cosa avete visto in quella data città e quando, in che anno era che avete svolto quel dato lavoro e così via.

Alcune delle possibilità offerte da IFTTTQuarto e ultimo caso (ma volendo si potrebbe andare avanti all’infinito). Mettiamo che siate attivi su social network come Twitter o Facebook ma vi dispiaccia che quello che postate là vada inevitabilmente perso nel mare magnum del web.

Bene, integrando gratuitamente Evernote con IFTTT6 potrete benissimo fare in modo che i vostri tweet (o i post del vostro blog, o i vostri appuntamenti in calendario) vengano automaticamente salvati in Evernote. Senza tra l’altro dover far nulla se non impostare il tutto una volta, all’inizio.

 

5. Si usa come una to-do app

Per ricordare le cose da fare

Ultima ma fondamentale funzione di cui non abbiamo ancora parlato è quella della lista delle cose da fare – o, all’inglese, della to-do list. Questa funzionalità è stata implementata qualche anno fa sia nella versione mobile che in quella desktop di Evernote.

L’idea di fondo è molto semplice: aggiungere la possibilità di porre un allarme nelle note. E poi fornire all’utente una lista delle note “con scadenza”, o meglio ancora dei promemoria, ordinata per data o per taccuino di riferimento.

L'impostazione dei promemoria
L’impostazione dei promemoria

Semplice ma efficace: questo è il motto. Non siamo di fronte a una complessa e professionale applicazione come OmniFocus o Things, ma Evernote svolge bene il suo compito. Permettendoci al tempo stesso di lavorare in un unico ambiente, tenendo tutto sottomano e tutto continuamente sincronizzato tra il computer di casa, il tablet, il cellulare.

Inoltre, se lavorate in team con la versione a pagamento potete condividere i taccuini, lavorare insieme alle stesse note e quindi anche usufruire degli stessi allarmi e promemoria.

Abbastanza flessibile da essere usato col sistema GTD

Usando poi opportunamente i tag e i taccuini è anche possibile implementare una sorta di sistema GTD7 che va tanto di moda negli ultimi tempi.

Detto, fatto!, la versione italiana di Getting Things Done di David AllenCerto, Evernote non è nato espressamente con questa funzionalità, non esiste nativamente un sistema per gestire le tecniche di David Allen. Ma il programma è abbastanza duttile da permettervi di creare un sistema adeguato. D’altronde, lo stesso sistema GTD fu pensato all’inizio per essere condotto con carta e penna; ed Evernote è il miglior sostituto della carta8.

Infatti, ognuno è libero di trovare la propria strada sfruttando le caratteristiche di Evernote, che, non essendo stato pensato per rispondere a nessun sistema in particolare, può essere usato da tutti con solo lievi accorgimenti.

Inoltre la semplicità d’uso e il fatto che sia graficamente piuttosto semplice fanno sì che non si perda un’infinità di tempo a impostare il tutto. E che non ci si lasci distrarre dalle infinite – e spesso inutili – opzioni che mettono a disposizione altri software. Ottimizzando così i tempi e la produttività.

 

8 case studies su come usare Evernote concretamente

Vi abbiamo presentato, finora, quelle che sono le principali funzionalità di Evernote, un software complesso e, per certi versi, complicato. Prima di lasciarci, però, pensiamo possa essere utile anche vedere come, concretamente, Evernote viene utilizzato dagli utenti. Ecco quindi alcuni esempi diretti di utilizzo.

 

Mentre si studia all’università

L’università è forse la realtà in cui Evernote può diventare più utile. Si frequentano tanti corsi, si raccolgono tanti appunti, ma il rischio, spesso, è quello di sentirsi persi, disorganizzati, un po’ perché bisogna imparare all’improvviso a cavarsela da soli, un po’ perché il mondo universitario è già di per sé caotico.

Per fortuna Evernote può essere un valido aiuto. Qui di seguito trovate ad esempio un video di uno studente di Medicina che spiega per filo e per segno (anche se in inglese, ma si possono introdurre i sottotitoli) come ha organizzato il suo lavoro negli anni d studio.

Il vantaggio di Evernote, come si spiega anche nel video, è che permette di salvare anche file esterni come PDF o PowerPoint, e poi di cercare citazioni o riferimenti all’interno di essi sempre utilizzando la funzione di ricerca interna. Questo rende facile passare da un file all’altro in maniera rapida e ritrovare quindi le informazioni.

Alle scuole superiori

Non bisogna però frequentare per forza Medicina per sfruttare Evernote e studiarci sopra. Il programma può essere utile anche alle scuole superiori. Pensate infatti a quanti appunti avete preso durante i cinque anni passati sui banchi, e quante volte avete dovuto correggerli, riscriverli, passarli ai compagni.

Immaginate se quegli appunti aveste potuto scriverli a un computer, o tramite tablet o tramite portatile. Certo, è ancora raro vedere studenti usare un laptop in aula, ma da qualche parte si comincia. E farlo con Evernote può essere sicuramente vantaggioso, magari seguendo i consigli che trovate nel video qui sotto.

Se poi nella vostra scuola non vi permettono di usare il portatile, non c’è problema. Si potranno continuare a prendere gli appunti sul proprio quaderno, con l’unica accortezza, una volta arrivati a casa, di fotografare le pagine e caricarle su Evernote. La nostra app, d’altronde, è in grado di riconoscere la calligrafia.

 

Per finire le cose che si sono iniziate

Uno dei problemi principali, quando si parla di produttività, è mantenere alta la motivazione. Tutti siamo bravissimi a cominciare un nuovo progetto, ad imbarcarci in una nuova attività, ma pochi sono quelli che riescono davvero a raggiungere l’obiettivo e a non mollare dopo pochi giorni.

Succede nel lavoro e succede, ovviamente, anche con gli impegni di tutti i giorni, come quando ci mettiamo a dieta o promettiamo di riuscire a finire quel libro che sta sul nostro comodino da anni. Evernote, per fortuna, da questo punto di vista può darci una mano.

Nel gennaio 2019 ha anzi lanciato un programma che si chiama Ever Better Challenge9. Grazie ad una serie di template creati dal team, infatti, potrete tenere traccia dei vostri progressi e vedere se, nel giro di un mese, avrete raggiunto l’obiettivo che vi siete posti. Non male.

Per creare un inventario

Di solito, quando si parla di Evernote ci si focalizza sempre sulle parole. D’altra parte, appena viene creata una nuova nota subito compare il cursore, che lampeggia in attesa che noi cominciamo a digitare (oppure, su smartphone, compare la tastiera virtuale, con lo stesso compito).

Eppure le note non devono necessariamente contenere del testo. Anzi, il testo è solo una delle mille possibilità. Possiamo creare invece interi notebook contenti solo note fotografiche, note che a loro volta sono cioè piene di immagini. Questo avviene, ad esempio, quando vogliamo creare un inventario.

Nell’esempio qui sopra vedete come sia facile creare una raccolta di marchi e immagini, ma si possono catalogare anche cose completamente diverse. Potete ad esempio fotografare le copertine di tutti i vostri libri e creare così un taccuino che cataloghi la vostra collezione: tanto il titolo e l’autore verrano automaticamente riconosciuti da Evernote.

 

Per operare in borsa

Virtualmente, Evernote può essere usato per qualsiasi cosa. Anche per compiti molto specifici, visto che possiede una serie di strumenti variegati, che si adattano alle esigenze di ognuno. Non è un caso che venga utilizzato anche dagli operatori di borsa, ufficiali e ufficiosi.

Il trading – che online va spesso per la maggiore – si basa sulla capacità di leggere l’andamento delle azioni in borsa, di comprare e vendere al momento giusto. E quindi, di fatto, si fonda sulla capacità di conoscere dati, confrontarne perennemente l’andamento e fare delle proprie valutazioni.

In questo senso, come si vede anche nel video qui sopra, Evernote può fornire un aiuto fondamentale. Ovviamente poi bisognerà utilizzare anche altri servizi, messi a disposizione dalle banche o dai vari operatori finanziari, ma in proprio ci si può gestire anche un archivio personale.

Per raggiungere degli obiettivi secondo il metodo RPM

Come forse sapete, in America c’è un grande e costante studio dietro alla produttività lavorativa. Esistono veri e propri professionisti che insegnano come gestire il tempo e come sfruttarlo al massimo, per la verità non solo dentro all’ufficio ma anche nell’ambito del proprio tempo libero.

A seconda di quanto pervasivi si fanno i loro metodi vengono chiamati, di volta in volta, tasks strategists o life coach o ancora in mille altri modi diversi. Molti dei metodi che questi esperti insegnano, tra l’altro, possono essere implementati con Evernote.

Qui sopra trovate, ad esempio, un video che applica la metodologia RPM proprio al nostro applicativo dell’elefantino. Il metodo RPM è stato inventato dall’esperto Tony Robbins: l’acronimo sta per Rapid Planning Method e serve per pianificare la propria giornata tenendo sempre presente l’obiettivo da raggiungere.

 

Per scrivere un romanzo

Evernote, l’abbiamo detto, è spesso usato anche dai professionisti. D’altronde, è uno strumento molto tecnico, che serve per collegare tra loro informazioni e non perderle nel proprio computer. Di per sé, pertanto, sembra avere ben poco di creativo; è molto più metodico che fantasioso.

Anche la fantasia, però, per diventare produttiva ha bisogno di metodo. Cioè di lavoro, organizzazione, ordine. Ad esempio per scrivere un romanzo c’è sì bisogno di una certa dose di ispirazione, ma bisogna anche mettere una pagina dietro l’altra, raccogliere appunti sui personaggi e la trama, creare schemi e strutture.

Evernote, in questo senso, può decisamente fare al caso vostro e non a caso viene spesso utilizzato dagli scrittori più “tecnologici”. E se poi amate prendere appunti con carta e penna, non c’è problema: basta fare, come detto, una foto ai propri fogli e anche questi possono entrare a far parte dell’archivio.

Per organizzare le proprie ricevute

Come abbiamo avuto più volte modo di dire, Evernote, in fondo, non è altro che un grande database in cui è facile cercare. E cosa ci si mette (o si metteva), di solito, in un archivio, di quelli fisici che si trovano negli uffici? Carte, carte e carte, perlopiù ricevute, fatture, note di spesa, documenti.

Ecco dunque che Evernote può diventare un vero e proprio schedario per le nostre ricevute e le nostre fatture. Ormai sempre più spesso, d’altra parte, questi file ci vengono inviati non in cartaceo ma in formato digitale, via mail o tramite la famigerata fattura elettronica.

Ebbene, come si vede anche nel video qui sopra basterà archiviare quei file in Evernote – magari creando degli appositi taccuini dedicati ognuno ad un’annata fiscale, o ad un trimestre – per poi ritrovarli in ogni momento e, se necessario, stamparli.

 

Note e approfondimenti

  • 1 Il sito ufficiale lo trovate, in italiano, qui.
  • 2 Anche se con gli ultimi aggiornamenti si è fatto qualche deciso passo avanti, non esente comunque da piccoli bug.
  • 3 Le trovate rispettivamente qui e qui.
  • 4 Tra gli altri operatori interessanti vi segnaliamo anche notebook:, che permette di cercare all’interno di uno specifico taccuino. Oppure any:, che permette di trovare tutte le note che contengono anche solo una delle parole elencate. O ancora tag:, che vi fa cercare le note taggate in un certo modo. O infine il segno , che messo davanti ad un operatore (come -tag:, ad esempio) vi consente di escludere dalla ricerca le note che hanno determinate caratteristiche.
  • 5 Trovate ulteriori informazioni qui.
  • 6 Qui il sito.
  • 7 Si tratta di quel Getting Things Done teorizzato da David Allen in alcuni libri editi anche in Italia. In pratica è un sistema di gestione delle “cose da fare” molto strutturato. Ed efficace, soprattutto in ambito aziendale.
  • 8 Se poi volete approfondire l’argomento, qui e qui trovate due interessanti guide in italiano per combinare Evernote e GTD.
  • 9 Il sito ufficiale dell’iniziativa è qui.

 

Dai altre spiegazioni su come si usa e come funziona Evernote nei commenti.