Quando inizia un nuovo anno bisogna anche rinnovare una serie di oggetti di uso quotidiano. Si dismettono le vecchie agende e se ne comprano di nuove, se si è ordinati si creano nuove cartelle nel proprio computer, si prepara un nuovo album per raccogliere le fotografie più belle che si intende stampare. E ci si procura un nuovo calendario da appendere in cucina, oppure, meglio ancora, ci si crea un proprio calendario con Excel.

Il programma di Microsoft, infatti, non è utile solo per raccogliere dati e lavorare su di essi. Ha, tra le sue funzionalità, anche qualche piccola funzione grafica come appunto quella di creare calendari. Oggi vi spiegheremo passo passo come si fa a realizzarne uno in tempi molto rapidi.

 

1. Creare un calendario usando i modelli di Excel

Diciamo subito che esistono molti modi per creare un calendario in Excel. Ci si può mettere lì a disegnarlo in proprio, si possono usare delle formule oppure si può ricorrere ai modelli già pronti. Partiamo da quest’ultima possibilità, e poi presenteremo anche le altre.

I modelli di Excel
All’apertura del programma, Excel ci offre l’opportunità di partire proprio dalla creazione di un file basato su un modello. Tra i tanti, c’è anche il modello del calendario, selezionabile con un doppio clic. In questo modo è l’applicativo a creare per noi i fogli, permettendoci comunque di stabilire l’anno e il giorno da cui far cominciare la settimana.

Il calendario base creato da Excel
Si tratta di una soluzione forse un po’ spartana, ma efficace per molti. Ogni mese occupa un diverso foglio di lavoro. Mandando in stampa ogni foglio (il tutto sarà già preimpostato nel formato di stampa corretto) avremo il nostro calendario composto di 12 fogli orizzontali, in cui potremo aggiungere via via a penna gli appuntamenti da ricordare.

 

2. Come personalizzare il calendario

Il problema di questa prima soluzione – che porta via a malapena un paio di minuti – è che è un po’ anonima. Ne vien fuori un calendario infatti uguale a moltissimi altri. Visto che abbiamo tempo, vale quindi la pena di presentare qualche strumento per “personalizzare” un po’ il prodotto.

Come personalizzare i bordi del calendario
Il primo sono i diversi modelli che Microsoft offre, anche tramite il proprio sito1. Lì è possibile scegliere tra diverse tipologie di calendario e tra differenti impostazioni grafiche, che possono essere anche un po’ più originali e piacevoli.

Leggi anche: Cinque metodi per organizzare l’agenda di casa

Un esempio di calendario personalizzato
Oppure, meglio ancora, si può lavorare direttamente sul file che abbiamo già creato dentro ad Excel. Lì si può cambiare il carattere (il “font”) usato per i mesi, si possono modificare i colori dei bordi, si può aggiungere uno sfondo all’intestazione, si possono mettere in “rosso” le domeniche e così via. L’unico limite è la fantasia.

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3. Come inserirvi fin da subito degli eventi

La personalizzazione a livello grafico che vi abbiamo iniziato ad illustrare nel paragrafo precedente non è l’unica possibile. Il calendario lo si può infatti rendere ancora più proprio iniziando ad inserirvi fin da subito gli eventi principali che ci accompagneranno lungo l’anno.

Inseriamo gli eventi nel calendario
Se è vero, infatti, che gli appuntamenti in un calendario vanno scritti giorno per giorno, è anche vero che alcune ricorrenze – come ad esempio gli anniversari o i compleanni – sono fissi. Queste ricorrenze possono essere quindi segnate già nel file di Excel, prima della stampa.

Inserire i disegni nei calendari Excel
Come fare? Semplicissimo. Basta spostare il cursore sulla casella apposita e scriverci sopra con la tastiera la ricorrenza desiderata. Se poi volete esagerare, potete anche inserire (dentro alla casella o al fianco di essa) perfino un’immagine adeguata, come abbiamo fatto noi, cliccando su Inserisci > Immagine.

 

4. Come creare un calendario da zero

Non è però necessario per forza basarsi sui modelli forniti da Microsoft. Un calendario potete crearvelo anche da soli, in pochi passi. Questo vi può consentire di dare libero sfogo alla vostra fantasia e disegnare il prodotto in base alle vostre esigenze specifiche.

Creare la griglia per il calendario in Excel

Diciamo che in questo caso ci sono due possibilità. La prima è quella di farsi il calendario “a mano“: è una modalità un po’ più lunga ma che necessita di minori conoscenze. La seconda è quella di affidarsi a delle formule, che sono poi in realtà quelle che utilizza anche Excel coi suoi modelli.

Colonne e righe allargate in Excel
Nel primo caso, basta creare 12 diversi fogli, costruirvi una griglia di 7 caselle di larghezza (per i giorni della settimana) e 6 di altezza (per le settimane interne al mese), allargarle a piacimento e riempirle coi numeri. Anche qui potete poi fare tutte le personalizzazioni che volete, come abbiamo già velocemente mostrato.

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La seconda modalità, invece, vi consente di creare il vostro modello di calendario che può essere poi ripreso anno dopo anno, cambiando solo una variabile. Le formule le potete semplicemente riutilizzare prendendole dal modello che abbiamo visto all’inizio. La fondamentale è comunque questa:

=DATA(J4;1;1)-GIORNO.SETTIMANA(DATA(J4;1;1))

In pratica, lì Excel va a pescare l’anno di riferimento (che abbiamo immaginato di piazzare nella casella J4) e capisce in quale giorno della settimana capita il primo giorno di quell’anno. Dopodiché individua la domenica precedente e ci costruisce sopra tutte le varie settimane. Il processo è un po’ lungo e complesso, ma trovate facilmente delle guide al riguardo2.

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5. Calendari alternativi e altri formati, pronti da scaricare

Non è detto che però voi da Excel vogliate un calendario standard, come ve ne abbiamo mostrati finora. Può darsi che invece cerchiate strutture completamente diverse. Ebbene, le possibilità per creare qualcosa di diverso ci sono.

Ad esempio, se avete molti impegni ogni giorno, si può creare un calendario non mensile ma settimanale, più dettagliato. Il modello questa volta ve lo forniamo noi e potete scaricarlo gratuitamente cliccando il bottone qui di seguito. Potete poi personalizzarlo in base alle vostre esigenze e gusti.

Il planner settimanale semplice in Excel

Clicca qui per scaricare il modello Excel per il calendario settimanale

 
Se invece volete una vera e propria agenda, anche questa può essere realizzata tramite Excel. Qui di seguito trovate un ulteriore modello creato da noi, che fa stare in un A4 tutti gli impegni di una intera settimana, ma potete anche in questo caso personalizzare tutto a piacimento.

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Note e approfondimenti

  • 1 Li trovate, già adeguati alla lingua italiana, qui.
  • 2 Ad esempio qui.

 

Segnala altri modi per creare un calendario con Excel nei commenti.